Про веб-архів медичних документів

Що таке "Веб-архів медичних документів"?

• Це спеціалізований веб-сайт із захищеним доступом, на якому зберігаються копії медичних документів пацієнтів.
• Медичні документи надходять у веб-архів із медичних центрів, лабораторій або від окремих лікарів, а також можуть додаватися самими пацієнтами.
• Кожен пацієнт отримує персональний захищений доступ лише до своїх медичних документів.
• Веб-архів не є власністю якогось медичного центру чи лабораторії і працює абсолютно незалежно і однаково для всіх учасників медичного ринку.
• Пацієнти самостійно розпоряджаються своїми медичними документами у межах свого облікового запису. Веб-архів - це сервіс для пацієнтів і для тих медичних центрів, які хочуть поліпшити рівень обслуговування своїх пацієнтів.

Нагадуємо, що робота веб-архіву - безкоштовна як для пацієнтів, так і для медичних центрів і лабораторій, які надсилають у веб-архів результати обстежень і консультативні висновки своїх пацієнтів.

Як відправляються документ у веб-архів?

Є декілька способів відправити медичний документ із "МЕДУЧЕТА" до веб-архіву.

• Якщо мова йде про результати лабораторних досліджень, які виконуються безпосередньо в медичному центрі, то найбільш зручний варіант - це автоматична відправка готового результату відразу після його перевірки.

  

  В програмі можна зробити такі налаштування, щоб для певних платників програма відправляла результати у веб-архів (наприклад, для платника "Самостійно" або "Термінал", бо це - фізичні особи), а для корпоративних платників (клініки-замовники лабораторних послуг) - не відправляла.

  Також готовий результат можна відправити у веб-архів примусово, натискаючи кнопку "Веб".

• Якщо ми говоримо про результати лабораторних досліджень, які медичний центр отримує від сторонньої лабораторії, то такі результати можна масово підшивати в електронні картки пацієнтів, і прямо в момент підшивки програма буде автоматично відправляти копію документів у веб-архів.

  

  Про масову підшивку результатів у нас є окремий навчальний відео-ролик .

  Якщо медичний центр все ще віддає перевагу роботі із паперовими документами, то їх також можна сканувати, підшивати відскановані файли в історію хвороби і відправляти пацієнту у веб-архів.

• Нарешті, якщо лікарі клініки ведуть повноцінну електронну медичну документацію у програмі, то прямо із історії хвороби вони можуть відправити будь-який документ у веб-архів двома кліками мишки.

  

Як пацієнт дізнається про доступ до веб-архіву?

• Після відправки документу до веб-архіву, програма "МЕДУЧЕТ" автоматично відсилає пацієнту СМС-повідомлення із персональними реквізитами доступу: адресу сайту веб-архіву, логін, пароль.

  

  Логін і пароль програма генерує автоматично таким чином, щоб вони були унікальними для кожного пацієнта і не повторювалися у різних клініках. Якщо у пацієнта в програмі внесена адреса email, то це і буде логін. Якщо електронної адреси у пацієнта немає, то логін - це 10-значне число.

• Додатково, ви можете надрукувати адресу сайту веб-архіву, логін і пароль на акті виконаних робіт пацієнта або на фіскальному касовому чеку.

• 

  Щойно новий документ надходить у веб-архів, виконується перевірка, чи є у цього пацієнта електронна адреса. Якщо у пацієнта є email, то веб-архів відправляє пацієнту додаткове повідомлення про те, що на його ім'я надійшов новий медичний документ.

  

  Ви можете легко вбудувати сайт веб-архіву на одну із сторінок вашого веб-сайту, щоб пацієнт вважав, що доступ до веб-архіву йому надає саме ваш медичний центр. В такому випадку, в СМС-повідомленні, яке програма відправляє пацієнту, буде вказано саме веб-сайт вашої клініки. Нижче наведено приклад такої інтеграції (інтегрована сторінка веб-архіву на сайті медичного центру обведена червоним).

  

Що пацієнт може робити із документами у веб-архіві?

Документи у веб-архіві - це власність пацієнта. Він заплатив медичному центру за ці документи, і відтепер може робити із ними що завгодно.

Звичайно, найперша можливість - це перегляд документів. Зараз переглянути документи у веб-архіві пацієнт може і з комп'ютера, і з будь-якого мобільного телефону або з планшету.

Пацієнт може завантажити документ собі на комп'ютер або на телефон. Може переслати документ прямо із веб-архіву електронною поштою будь-кому. Може видалити документ, якщо вважає це за потрібне.

Нарешті, пацієнт може сам додати у веб-архів інші медичні документи для того, щоб під рукою завжди була електронна історія хвороби у повному варіанті. Мабуть, у кожного із нас зберігаються паперові копії старих консультацій, аналізів, УЗД... Їх можна додати у веб-архів просто фотографуючи на телефон (сканувати довше, але і якість буде вище)! Чому б цього не зробити?!!!

Якщо пацієнт обслуговувався у декількох медичних закладах, і кожна клініка відправляла пацієнту документи до веб-архіву, то для кожної порції документів веб-архів створить для пацієнта окремий обліковий запис. Це і зрозуміло, бо "МЕДУЧЕТ" генерує для одного і того ж самого пацієнта в різних клініках різні логіни для веб-архіву. Новий логін = новий обліковий запис.

Звісно, це не зовсім зручно для пацієнта, тому у нього є можливість об'єднати декілька своїх облікових записів в один. Після об'єднання акаунтів, всі нові документи, які приходять із обох клінік, будуть накопичуватися в "об'єднаному" обліковому запису, і пацієнт зможе заходити на сторінку веб-архіву, використовуючи будь-який із логінів і паролів, що надходили із обох медичних закладів.

Для прискореного входу у веб-архів пацієнт може скористатися опцією авторизації через одну із соціальних мереж (Facebook, Google...).

Наприклад, якщо адреса email, яку пацієнт залишив у клініці, співпадає із адресою у Facebook, то пацієнт може увійти на своєму телефоні або комп'ютері у веб-архів навіть без логіну і паролю. Достатньо клікнути на відповідну кнопку - і він уже у своєму акаунті веб-архіву. Також пацієнт може створити для входу свій власний пароль замість паролю, який йому надіслала клініка.

Чи потрібно це пацієнтам?

Використання веб-архіву - це круто, зручно і сучасно. Пацієнти можуть переглянути свої медичні документи будь-коли, звідки завгодно і з якого-завгодно пристрою. Хочете доказів? Ми зібрали деяку статистику для цього.

• Будь-коли...

  Щоночі, починаючи з 0:00 і до 6:00, десятки пацієнтів заходять в свої акаунти у веб-архіві, щоб переглянути і скачати документи. Хто ці люди і для чого вони це роблять в такий час - невідомо. Але це - медичний факт. Чи зможе ваша клініка надати такий сервіс із паперовими документами в будь-яку годину доби і в будь-який день тижня?

• Звідки завгодно...

  Наводимо для прикладу карту, на якій відмічено країни, з яких пацієнти заходили у веб-архів. Ці дані зібрані сервісом Google Analytics лише за декілька останніх місяців роботи веб-архіву.

  

  Не дивно, що найбільша кількість користувачів заходить на сайт з України - 92%.

  Далі йдуть за популярністю: Германія, Голландія, США, Великобританія, Росія, Франція, Польща, Італія... загалом - 94 країни світу... завершує цей список Туніс, Венесуела та Косово (є ще декілька місць, де нам потрібно попрацювати: Гренландія, Монголія, частина Африки і Південної Америки, Нова Зеландія, Антарктида).

  Усі пацієнти, що заходили у веб-архів із цих країн - це клієнти українських лікувально-діагностичних закладів, і їм потрібні були копії їхніх медичних документів. Спитайте у них, чи зручно їм було?

• З якого-завгодно пристрою...

  Знову повертаємося до статистики Google Analytics. З комп'ютера на сайт заходить лише 49% пацієнтів, а 51% віддає перевагу перегляду документів з телефону або планшету. Тому що ці девайси - завжди під рукою: в транспорті, за обіднім столом, у ліжку, і навіть у туалеті. Чи у вас є якісь інші пояснення?

  Ми бачимо, що пацієнтам цей сервіс подобається, і вони активно користуються веб-архівом. За статистикою, майже 50% пацієнтів, яким було надіслано документи у веб-архів, переглядають їх, і не по одному разу!

  Звичайно, показник відвідувань веб-архіву відрізняться для пацієнтів лабораторій і медичних центрів.

  Оскільки лабораторії надсилають у веб-архів документи, з якими пацієнти ще не були знайомі (нові результати аналізів), то пацієнти лабораторій частіше заходять у веб-архів (близько 65%). Пацієнти медичних центрів, у яких на руках вже і так є свіжі консультативні висновки та результати досліджень, звертаються до веб-архіву рідше (40%).

  Ще одним фактором, який впливає на частоту відвідувань веб-архіву, є спосіб інформування пацієнтів про відправку документів у веб-архів.

  Зрозуміло, що якщо клініка тишком-нишком завантажує документи у веб-архів і нічого про це не каже пацієнтам, то вони туди ніколи і не зайдуть! Бо не знають не лише логіну і паролю, але навіть не здогадуються про сам факт існування такого сервісу.

  Але якщо для інформування використовується СМС, то показники відвідувань - максимальні (протягом перших 4 годин після завантаження документа, його переглядає 50% пацієнтів із тих, хто взагалі їх переглядає).

  Якщо пацієнту лише друкують реквізити доступу на папері або покладаються на email, який веб-архів відправляє пацієнту у момент надходження нового документу, то загальна кількість переглядів зменшується в 1,5-2 рази.

  Давайте вже будемо логічними до кінця, і якщо вже взялися відправляти документи пацієнта у веб-архів, то інформуйте його про це повноцінно і через усі канали зв'язку. Це ж у ваших інтересах, бо таким чином ви не лише повідомляєте пацієнта про новий документ, але і кажете йому: "Дивись, ми тебе любимо, і саме для тебе надаємо такий зручний сервіс! Залишайся з нами!".

Нові функції веб-архіву

• Захищений доступ

  Весь інтернет-трафік між сайтом веб-архіву і комп'ютером пацієнта тепер шифрується і надійно захищений.
  
  Зміна будь-який персональних даних пацієнта та його логінів і паролів відбувається лише після внесення кодів підтвердження, які надсилаються на телефон або персональний email пацієнта.

  

• Українська мова та можливість вибрати мову

  Всі сторінки веб-сайту оформлені українською мовою. За бажанням, пацієнт може переключити мову на російську. Якщо є потреба в інших мовах - додамо без проблем.

  

• Перегляд на будь-якому мобільному пристрої

  Раніше документи із веб-архіву можна було переглядати лише з комп'ютера. Цього обмеження більше не існує!
  
  Документи можна дивитися з планшетів, телефонів, смарт-ТВ... з будь-яких девайсів, на яких можна запустити інтернет-браузер.

• Зберігання без обмеження у часі

  В старій версії веб-архіву зберігання документів було обмежено терміном у 30 діб. Ми прибрали і це обмеження! Якщо пацієнт відмічає опцію "безстрокового зберігання документів", то так воно і буде!
  
  Тепер вся історія хвороби пацієнта буде йому доступна будь-коли і будь-де у повному обсязі!

• Пересилка документів електронною поштою

  Пацієнт може прямо із веб-архіву переслати документ електронною поштою за будь-якою адресою. Статистика показує, що цією опцією користується 1% пацієнтів.

• Можливість об'єднати декілька облікових записів в один

  Якщо пацієнт обслуговувався у декількох медичних закладах, і кожна клініка відправляла пацієнту документи до веб-архіву, то для кожної порції документів веб-архів створить для пацієнта окремий обліковий запис. Це і зрозуміло, бо "МЕДУЧЕТ" генерує для одного і того ж самого пацієнта в різних клініках різні логіни для веб-архіву.
  
  Звісно, це не зовсім зручно для пацієнта, тому у нього є можливість об'єднати декілька своїх облікових записів в один. Після об'єднання акаунтів, всі нові документи, які приходять із обох клінік, будуть накопичуватися в "об'єднаному" обліковому запису, і заходити на сторінку веб-архіву пацієнт зможе, використовуючи будь-який із логінів і паролів, що надходили із обох медичних закладів.

• Вхід через соціальні мережі

  Для прискореного входу у веб-архів пацієнт може скористатися опцією авторизації через одну із соціальних мереж (Facebook, Google тощо).
  
  Наприклад, якщо адреса email, яку пацієнт залишив у клініці, співпадає із адресою у Facebook, то пацієнт може увійти в свій обліковий запис навіть без логіну і паролю. Достатньо клікнути на відповідну кнопку - і він уже у своєму акаунті веб-архіву.

• Зручний і зрозумілий інтерфейс

  Ми прибрали все зайве, щоб дизайн веб-сторінки був чистим і зрозумілим для користувача. Цей процес триває, досконалості немає меж.

• Управління обліковим записом

  Пацієнт може створити для себе новий обліковий запис, об'єднати декілька облікових записів в один, або видалити свій акаунт. Пацієнт - власник веб-архіву, і сам вирішує, що робити зі своїм обліковим записом і з документами в ньому.

• Можливість для пацієнта самостійно завантажувати нові медичні документи

  Ця опція зараз працює у тестовому режимі. Пацієнт може самостійно додавати у свій веб-архів файли із розширеннями PDF, JPEG, DOC, DOCS.
  
  Якщо у пацієнта є лише паперові документи, то він може зайти на сайт веб-архіву з мобільного телефону, сфотографувати паперові документи і додати їх у свій акаунт. Вся процедура займає декілька секунд!
  
  Ми зараз доопрацьовуємо цю функцію, щоб завантажені таким чином документи можна було додатково редагувати (повертати, обрізати тощо).

У майбутньому ми плануємо додати до веб-архіву ще декілька функцій

• Доопрацювати функцію завантаження фотографій медичних документів з телефону або з планшету відразу у веб-архів

• Можливість для пацієнта поділитися своїми документами із певним лікарем

  Якщо постійний онлайн-доступ до своїх документів є у пацієнта, то чому його немає у лікаря цього пацієнта? Ми зробимо так, щоб пацієнт міг надавати тимчасовий доступ до вибраних медичних документів своєму лікуючому лікарю або декільком лікарям.
  
  Лікар зможе увійти у особистий кабінет на сайті веб-архіву, знайти там потрібного пацієнта і переглянути доступні документи (без права видалення і редагування). Якщо потрібно, лікар зможе додати для пацієнта новий документ. Пацієнт має право у будь-який момент відібрати у лікаря доступ до своїх документів.

• Особистий кабінет для страхової компанії

  Якщо ваша клініка вимушена часто пересилати експертам страхових компаній копії медичних документів пацієнтів, то цей розділ - саме для вас. Працювати буде так само, як особистий кабінет лікаря, але без можливості додавання нових медичних документів. Тепер експертиза медичних випадків стане швидкою і прозорою.

Побоювання щодо використання веб-архіву

• Ми боїмося віддавати медичні документи пацієнтам. А раптом, вони візьмуть готові результати досліджень і втечуть до конкурентів?

  Радянська система охорони здоров'я міцно закріпила в голові думку про те, що медичні документи пацієнта - то є власність медичного центру. Це трохи дивна концепція для комерційного медичного закладу, бо пацієнт платить не лише за сам факт консультації / дослідження, але і за їх матеріальне втілення у вигляді медичного документу. По суті, пацієнт купує у вас папірець із результатами консультації або дослідження. То чому б не віддати йому ці документи, якщо за них заплачено? Нехай, у бюджетних закладах існує проблема копіювання документів (немає паперу, закінчився тонер тощо), але ж з електронним документом таких проблем немає. Хочеш власну копію - отримуй у веб-архів.
  
  За нашою статистикою, лише 3% пацієнтів медичних центрів скачують собі на комп'ютер документи із веб-архіву (пацієнти лабораторій - в 3 рази частіше). Навіть якщо уявити собі, що вони це роблять для того, щоб "перебігти" з однієї клініки в іншу, то навряд чи відсутність документів у веб-архіві їх зупинить. Отже, якщо останнім засобом утримання пацієнтів від переходу до конкурентів є приховування від пацієнтів медичних документів, то можна лише поспівчувати такій ситуації. Спробуйте ще кайданки, або дустом їх, дустом!

• Ми завжди відправляли результати пацієнту електронною поштою. Для чого нам цей веб-архів?

  Цей канал зв'язку ще досить довго буде актуальним, незважаючи на низку серйозних проблем. Ми дуже добре знаємо про це, бо постійно стикаємося в різних медичних центрах з одними і тими ж ситуаціями:
  1. Адресу пацієнта записали із помилками. Незважаючи на те, що в "МЕДУЧЕТІ" працює вбудований коректор неправильних адрес електронної пошти, всі варіанти неправильного написання передбачити неможливо. В написанні адреси email можуть використовуватися 10 цифр, 26 літер та декілька спеціальних символів. Тому і ймовірність неправильного набору адреси різко зростає. Натомість, в номері телефону для відправки СМС, використовується лише 10 цифр, і кількість помилок при внесенні номерів телефонів набагато менша.
  2. Листи із медичними документами потрапляють пацієнту у папку зі спамом. Це - найбільш часта ситуація, і вплинути на це клініка не може.
  3. При використанні безкоштовних поштових сервісів (наприклад, gmail.com) досить суттєвим обмеженням є ліміт на відправку кількості листів протягом години.
  4. Пацієнт не перевіряє свою пошту, бо не отримує ніяких повідомлень про надходження нових листів.
  5. Адреса email пацієнта є не настільки "приватною власністю", як мобільний телефон. Дуже часто пацієнти не хочуть залишати в клініці свій email саме тому, що його "читають" інші члени родини.
  6. Email-сервіси російських провайдерів було настільки швидко заблоковано, що ніхто в клініках не встиг оновити контактні дані всіх пацієнтів. Тому, навіть якщо адреса в програмі записана правильно, пересічний пацієнт, скоріше за все, вже не може читати свою стару пошту. А клініка продовжує автоматично надсилати туди результати... З часом, адреси пацієнтів в клініках оновлять, але ж результат потрібен вже сьогодні!
  7. Листи із документами в електронній пошті змішані з іншими листами. Навіть якщо грамотний пацієнт налаштує систему поштових фільтрів, щоб автоматично сортувати листи із медичними документами в окрему папку, то шукати і переглядати потрібні документи буде дуже незручно.

• Ми боїмося додаткових витрат, пов'язаних із роботою веб-архіву

  Робота веб-архіву є безкоштовною як для медичних центрів, так і для пацієнтів!
  
  Єдині побічні витрати - це витрати на відправку СМС пацієнтам про те, що їхній документ завантажено у веб-архів. Це астрономічна сума у розмірі 59 копійок (текст повідомлення перевищує 65 символів, тому оплата виходить, як за два СМС-повідомлення).
  
  Як правило, медичні центри перекладають ці витрати на пацієнтів, додаючи до вартості консультації чи аналізів ще 1 гривню. Ми запитали про це у керівників медичних центрів, які використовують веб-архів:
  
  

  Пацієнтам потрібно надсилати СМС-повідомлення про надходження документів у веб-архів. Чи вартий цей сервіс тих 60 копійок, які доводиться витрачати на кожного пацієнта? Чи компенсуєте ви якось ці витрати?

  Бондаренко Тетяна Станіславівна, головний лікар
  Медичний центр "Савон", Київ
  
  "Вартий!!! Ці витрати враховані у загальній вартості послуги".
  
  Антонюк Євгеній Сергійович, директор
  Медичний центр "Інномед", Вінниця
  
  "Так обов’язково! Це значно зменшує навантаження на колл-центр. Витрати закладені у послугу. Також, зменшуючи навантаження на колл-центр дзвінками про аналізи, ми збільшуємо кількість дзвінків на запис".
  
  Жиравецький Мирон Іванович, зав.лабораторією
  Медичний центр "Біокурс", Львів
  
  "Витрати (аж 60 копійок) закладені в досить рентабельний лабораторний бізнес і ціну на аналіз. Якщо пацієнт заплатив середній чек 250 грн., то я не можу відмовити йому в 60 копійках вартості СМСки, яку ми беремо на себе".

Звучить переконливо?

Якщо ви ще не використовуєте веб-архів - долучайтеся. Адже, якщо у вас такого сервісу для пацієнтів немає, а у конкурентів є - це привід задуматися... для пацієнтів...

Ми віримо у подальшу співпрацю
та бажаємо вам успіхів у бізнесі!

Email: support@patient-docs.com
https://patient-docs.com